Formate durchführen (termingebunden)

Ob digitale oder auch hybride Veranstaltungen, man sollte bei der Planung immer im Hinterkopf behalten, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen schnell nachlassen kann. Daher sollten die einzelnen Abschnitte des Formates nicht zu lange dauern. Hierzu später mehr.

Will man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen nicht verlieren, bieten sich in den digitalen Formaten verschiedene Möglichkeiten der Interaktion und Co-Kreation an. Je nach eingesetzter Technik und Software können Sie auf diverse Funktionalitäten zurückgreifen. Bereits mit sehr einfachen Mitteln wie Umfragen oder Abstimmungen kann ein Teilnehmer*innen-Feedback direkt mit in die Veranstaltung integrieren und so in Echtzeit auf die aktuelle Lage reagiert werden.

Darüber hinaus bestehende Möglichkeiten zum gemeinsamen Erarbeiten von Inhalten beziehen die Teilnehmer*innen nicht nur bei der Gestaltung der Veranstaltung mit ein, sondern erhalten auch die Aufmerksamkeit und fördern die Interaktion der Teilnehmer*innen untereinander. Sie bedienen so auf digitalem Weg die positiven Aspekte, welche sonst den Präsenzformaten vorbehalten sind.

Hierfür eignen sich digitale Whiteboards aber auch gemeinsame Chaträume, in denen Sie zusammen eine Aufgabe beispielsweise in einem geteilten Dokumenten (z.B. GOOGLE DOCS) erarbeiten können.

Als Erstes ist zu sagen, dass es keine perfekte Formel zur Zeitplanung gibt. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Thematik, Teilnehmer*innenschaft, Format oder Räumlichkeiten. Basierend auf Erfahrungswerten haben sich jedoch ein paar Faustregeln herauskristallisiert, die bei der Planung von digitalen als auch hybriden Events beachtet werden sollten.

Die Gesamtdauer eines digitalen Events sollte nicht mehr als vier Stunden betragen. In diesem Zeitraum sind auch Pausen, Warm-Ups und die Zeit für Moderationen oder Interaktionen zu integrieren. Planen Sie regelmäßige Pausen von 15-20 Minuten zwischen Ihren Einheiten mit ein, so dass es nicht zu schnell zu “Bildschirmmüdigkeit” kommt.

Die Länge der einzelnen Programmpunkte sollte zwischen 30 und 45 Minuten liegen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen nicht zu verlieren. In einer vierstündigen Veranstaltung sollten maximal drei Vortragsbestandteile enthalten sein, damit die “Frontalbeschallung” nicht die Hälfte der Gesamtzeit überschreitet.

Wie bereits in den vorherigen Abschnitten beschrieben, ist es wichtig, dass Veranstaltungen nicht aus reinen Vortragsformaten bestehen, da die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen schnell schwindet. Ein Wechsel aus verschiedenen Formaten ist hier genauso essentiell wie der Wechsel zwischen autonomen und gemeinsamen Lernen.

Manche Tools bieten sogenannte Breakoutrooms an. Diese eignen sich besonders, um Diskussionen von der großen Runde in kleinere Gruppen zu übertragen, um sie im Anschluss wieder zusammenführen zu können. Ebenso bieten sich die Whiteboard-Funktionen an, um sowohl in kleineren als auch in der ganzen Gruppe Ergebnisse gemeinsam zu erarbeiten.

Der Wechsel zwischen autonomen und gemeinsamen Lernen dient nicht nur dem Erhalt der Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen, sondern auch dem Ziel das Gelernte besser zu verinnerlichen.

Mit Beginn der Pandemie ist die Nutzung von Videokonferenzen rasant gestiegen. Trotzdem gibt es immer noch Teilnehmer*innen, die kaum oder gar keine Berührungspunkte mit diesen “neuen” Formaten haben. Genauso gibt es immer wieder Teilnehmer*innen mit einer gewissen Technikskepsis, besonders, wenn es zum Download von Software oder Apps, vor allem auf privaten Endgeräten kommt. Diese gilt es, besonders gut abzuholen, um auch diesen Teilnehmer*innen ein angenehmes Gefühl zu verschaffen und ein Einlassen auf das Event möglich zu machen. 

So kann bspw. ein kurzer Screencast zur Nutzung der eingesetzten Software oder ein kurzes Manual mit Screenshots zur Erklärung der Einladung beigelegt werden. Sie können auch die Information hinzufügen, dass sowohl ZOOM, MS TEAMS und andere Tools über den Browser verwendet werden können und so ein Download nicht zwingend notwendig ist. 

Den Wohlfühlfaktor weiter erhöhen können Sie  auch, indem Sie Zeit vor dem Beginn der Veranstaltung einräumt, um mit einigen Teilnehmer*innen vorher noch kurz persönlich die Technik zu testen und zu erklären. Den Wohlfühlfaktor weiter erhöhen können Sie  auch, indem Sie Zeit vor dem Beginn der Veranstaltung einräumt, um mit einigen Teilnehmer*innen vorher noch kurz persönlich die 

Auch zum Thema Datenschutz der verwendeten Technik sollte man anfangs gut aufklären, damit es zu keinerlei Bedenken kommt. So kann beispielsweise auch eine Aufklärung über die abzugebenden Daten, welche zur Teilnahme notwendig sind, hilfreich sein.

“Warm ups” und “Come togethers” sind wichtig für das Gruppengefühl und sollten unbedingt eingeplant werden. Besonders zu Beginn sollte ein “Warm up” stattfinden, damit sich die Teilnehmer*innen ein wenig kennenlernen und gerade für die Arbeit in Kleingruppen schon einmal erste Berührungspunkte miteinander hatten.. Hierzu bieten sich kleine Warm ups an. 

Nach Abschluss des Events können Sie auch die Möglichkeit eines freiwilligen “Come togethers” anbieten. Hier können Sie sich noch einmal ein abschließendes Feedback der Teilnehmer*innen einholen und eine Plattform bieten, um sich weiter auszutauschen und zu vernetzen. Auch hierzu bieten sich Breakoutrooms an. Durch eine zufällige Zuordnung zu den Räumen besteht die Möglichkeit zur Netzwerkbildung beizutragen. Nutzen Sie als Moderator*in einer Breakoutroom-Session zur Auflockerung bspw. ein Kaminvideo als Hintergrund.