Handlungsempfehlungen zur Besuchermessung für Destinationen

1. Werden Sie sich über die Zielsetzung Ihrer Besuchermessung klar

• Möchten Sie die Diskussion über eine konfliktreiche Situation versachlichen?
• Geht es Ihnen um die Lenkung von Besucherströmen?
• Möchten Sie die vorhandenen Angebote besser auslasten?
• Wollen Sie einen Überblick über die Besucherfrequenz für Ihre Infrastrukturplanung erlangen?
• Hat die Evaluierung von Infrastruktur- oder Marketingmaßnahmen eine Bedeutung für Sie?
• Spielt die Optimierung Ihrer eigenen Organisation und Ressourcen eine Rolle?

Je nach Fragestellung werden Sie Besuchermessung als kontinuierlichen Prozess z.B. bei dauerhafter Lenkung und Auslastungsverbesserung anlegen oder aber nur eine vorübergehende Maßnahme zur Messung planen (z.B. Überblick für Infrastrukturplanung, konfliktreiche Situation mit Daten versachlichen).

2. Welche Daten benötigen Sie zur Erfüllung Ihrer Ziele und welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Datenqualität, -auswertung und -verarbeitung?

• Welche Daten helfen bei Ihrer Zielstellung? Benötigen Sie vor allem quantitative Messdaten oder braucht es zusätzlich auch noch qualitative Daten, wie z.B. aus Befragungen, um die Struktur Ihrer Besucher*innen und deren spezifische Bedürfnisse kennenzulernen?
• Über welche Daten (z.B. Statistiken, Besucherzahlen von Einrichtungen, Ticketingdaten oder auch Online-Nutzungsdaten-) verfügen Sie (oder Ihre Partner) bereits, die Ihre Fragen beantworten helfen können?
• Reichen grundsätzlich oder für eine bestimmte Teilfrage u. U. Annäherungen oder eine z.B. 80 %-ige Genauigkeit statt präziser Daten (diese treiben i. d. R. die Kosten überproportional)?

Für welche Teilfragen benötigen Sie welche Datenfrequenz?

• grobe Überblicksdaten (Gesamtjahr, Maximal-, Minimal- und Durchschnittsfrequenzen auf Tagesbasis)
• Daten zu Tagesverläufen und Zeitfenster
• Sekundengenaue Daten für eine digitale Lenkung (und ggf. Prognosedaten für ein Empfehlungssystem)

Für die Beantwortung dieser konzeptionellen Fragen kommen Sie nicht umhin, sich mit den verschiedenen Methoden der Besuchserfassung und ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen sowie Einsatzbedingungen auseinander zu setzen. Nur dann können Sie ein sinnvolles Zusammenspiel von Messmethoden und Standorten konzipieren. Fragen Sie zur Einschätzung Ihres Ansatzes ggf. Experten um Hilfe!

3. Schützen Sie Ihre Daten und wahren Sie den Datenschutz

Sie haben einen Messansatz ggf. im Zusammenspiel aus verschiedenen Quellen konzipiert. Möglicherweise verarbeiten Sie dabei personenbezogene Daten. Sowohl das Bundesdatenschutzgesetz (BDG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) machen dafür umfassende Vorgaben. (Link Internetrecht)

• Klären Sie für jede geplante Datenquelle, ob und inwiefern personenbezogene Daten involviert sind und auf welcher Basis sie verarbeitet werden. Prüfen Sie ggf. den Einsatz ursprünglich als weniger vorteilhaft bewerteter Methoden, um ein „Zuviel“ an Verarbeitung zu umgehen.
• Stellen Sie die Wahrung der Betroffenenrechte sicher.

Tipp: Vermeiden Sie, wenn möglich, die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, zum Beispiel indem Sie Sensorik verbauen lassen, die keine personenbezogenen Daten nutzt.

Ansonsten behandeln Sie den Datenschutz kritisch, aber nicht ängstlich. In aller Regel ist die Materie kein vollständiges Neuland, weil im Tourismus regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet werden. Mit hoher Wahrscheinlichkeit gibt es bei Ihnen im Haus eine Datenschutzbeauftragte bzw. einen Datenschutzbeauftragten, oder es  wurde ein externes Unternehmen dafür bestellt.

4. Denken Sie die Verarbeitung der Daten von vorneherein mit

Konzipieren Sie die organisationsinternen Prozesse für die Verarbeitung der Daten (Erhebung, Erfassung, Weiterverarbeitung, Verwendung, Offenlegung, Aufbewahrung und Löschung). Und sichern Sie bitte auch Ihre erfassten Daten.

Für jede Messmethode/Datenquelle ist zu klären:

• Wie gelangen die Daten auf Ihre Server?
• Wie regelmäßig und automatisiert erfolgt der Transfer?
• Wie und wie häufig erfolgen Backups?
• Siehe Datenschutz oben: Wer hat Zugriff auf die Backups?
• Besuchsmessung lebt häufig von Zeitreihen, in den Projekten werden monate- oder jahrelang Daten erfasst. Verlieren Sie hier Daten kann das Ihren gesamten Projekterfolg gefährden.

5. Beschaffen, einrichten, testen von Technik

Das Besuchermonitoring ist vergleichsweise jung. Das heißt der Fortschritt ist hoch. Was heute gilt und Stand der Technik ist, kann in zwei Jahren unter Umständen veraltet sein.

• Sprechen Sie mit Referenzpartnern, wo Ihre Wunschtechnik schon verwendet wird.
• Prüfen Sie die Einsatzvoraussetzungen, Datenformate und Erhebungszyklen Ihrer Wunschtechnologie.
• Testen und kalibrieren Sie Ihren Messansatz direkt nach der Einrichtung und spätestens nach einem Betriebsmonat – so erkennen Sie Fehler rechtzeitig.

6. Überwachen, auswerten und ggf. nachsteuern von Daten

Im besten Fall läuft Ihr Monitoring-Setup automatisiert und ohne Notwendigkeit zum Eingriff.

• Prüfen Sie die Aufzeichnungen trotzdem regelmäßig.
• Beginnen Sie zeitig mit der Auswertung der Daten um dabei ggf. auftretende Probleme noch während der laufenden Messung zu korrigieren.

Läuft alles wie geplant, hilft Ihr System bei der Beantwortung der eingangs formulierten Fragen bzw. erfüllt die Bedarfe. Meistens müssen Sie nachsteuern und das System Schritt für Schritt optimieren. Je näher Sie an Echtzeitergebnisse und Prognosen wollen, desto intensiver und zeitnaher werden Sie eingreifen müssen. Mit Mut zum Forschen und Experiment erreichen Sie dabei erstaunliche Ergebnisse.