Woche 6: Open-Air Veranstaltungen

Liebe Veranstalterinnen und Veranstalter von Open-Air-Events,

ein Starkregen setzt innerhalb weniger Minuten ganze Flächen unter Wasser, ein Gewitter zieht schneller auf als erwartet oder ein Sturm gefährdet Bühnenaufbauten und Besucherbereiche – solche Situationen treten bei Open-Air-Veranstaltungen heute häufiger und oft überraschend auf. Für Gäste wird das Eventgelände in diesen Momenten nicht nur zum Erlebnisort, sondern auch zum Schutzraum. Wie gut Sie kommunizieren, entscheidet darüber, ob sich Menschen sicher fühlen und ob ein Vorfall geordnet verläuft.

Unsere neue Lerneinheit zeigt Ihnen, wie Sie professionell, klar und vertrauensbildend kommunizieren, wenn das Wetter umschlägt oder akute Gefahren auftreten.

Wie gut ist Ihr Event vorbereitet?

Stellen Sie sich folgende Fragen – sie zeigen, wo Sie stehen:

• Gibt es definierte Verantwortliche für Notfälle und wissen alle Teammitglieder, wer welche Entscheidung trifft?
• Wie schnell erreichen Sie Ihre Gäste im Ernstfall? Über Lautsprecher, SMS, Push-Nachrichten, Displays oder Ordner:innen?
• Existiert ein einfacher, verständlicher Ablaufplan für Gewitter, Starkregen oder Evakuierungen?
• Wissen Gäste und Crew, wo sich sichere Aufenthaltsorte befinden oder müssten sie erst suchen?

Drei zentrale Handlungsfelder der Krisenkommunikation

1. Vorbereitung: Strukturen schaffen, bevor etwas passiert

Effektive Krisenkommunikation beginnt lange vor dem Ernstfall. Dazu gehören klar geregelte Zuständigkeiten, damit sofort feststeht, wer informiert und wer Entscheidungen trifft. Einfache, vorbereitete Abläufe – etwa Checklisten für Gewitter, Starkregen, Hitze oder Evakuierungen – geben Orientierung und verhindern hektisches Handeln. Auch sichere Orte wie Hallen, Unterstände oder feste Gebäude müssen im Voraus definiert, gekennzeichnet und kommuniziert werden. Wichtig ist zudem, mehrere Kommunikationswege zu kombinieren – Lautsprecher, mobile Ansagen, digitale Hinweise oder Aushänge. Gute Vorbereitung schafft Sicherheit und verhindert Chaos, wenn jede Minute zählt.

2. Kommunikation im Ernstfall: Klar, ruhig, schnell

Wenn ein Extremwetterereignis eintritt, zählt jede Sekunde. Ihre Kommunikation sollte sachlich und ruhig bleiben, konkrete Handlungsaufforderungen geben („Bitte begeben Sie sich in den ausgewiesenen Schutzbereich“), frühzeitig erfolgen (lieber eine Warnung zu viel als zu spät) und leicht verständlich sein. Wiederholte Durchsagen stellen sicher, dass alle Besucherinnen und Besucher - auch diejenigen in lauten oder entfernten Bereichen - die wichtigsten Informationen erhalten.

3. Nachbereitung: Vertrauen sichern & Lernen ermöglichen

Nach einem Vorfall sollten Sie offen kommunizieren, was passiert ist, welche Bereiche betroffen waren und wann die Lage wieder sicher ist. Holen Sie aktiv Feedback ein – sowohl vom Team als auch von Gästen – um zu erkennen, was gut funktioniert hat und wo Optimierungsbedarf besteht. Aktualisieren Sie anschließend Abläufe, Kommunikationswege und Sicherheitspläne. Eine professionelle Nachbereitung stärkt das Vertrauen der Gäste und macht Ihre Veranstaltung langfristig resilienter.

Nutzen Sie KLARA – Ihre digitale Unterstützung

Wenn Sie herausfinden möchten, wie gut Ihr Betrieb aktuell auf Krisen vorbereitet ist, beginnen Sie mit unserem Selbst-Check. Er zeigt Ihnen sofort, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Unser Chatbot KLARA unterstützt Sie rund um die Uhr, beantwortet Fragen, liefert Beispiele und führt Sie direkt zu Checklisten und Kommunikationsvorlagen.

Jetzt KLARA nutzen: Vorbereitung stärken, Risiken reduzieren!

Ausblick

Nächste Woche widmen wir uns einem Thema, das alles zusammenführt: Wie Kooperationen & Netzwerke Open-Air-Events widerstandsfähiger machen. 

Bleiben Sie dran!